Prvním a zároveň jedním z nejdůležitějších prvků každého yard management systému je registrace, která nám poskytne přesné informace o přepravě a zároveň potvrdí, že přeprava dorazila do areálu a je připravena k odbavení (nakládce či vykládce).
Při registraci se obvykle získávají základní informace o dané přepravě, tedy o nákladu, vozidle a řidiči. Typicky jsou to informace jako číslo přepravy (transport id, shipment number), číslo objednávky, typ odbavení nakládka / vykládka, dále pak registrační značka tahače popřípadě návěsu a v neposlední řadě také jméno a telefonní číslo na řidiče případně další volitelné údaje, které je vhodné k danému typu přepravy získat.
Součástí registrace také obvykle bývá seznámení případně i proškolení řidiče z hlediska BOZP a dodržování pravidel uvnitř areálu.
Jako doplňkové funkce registrace mohou být například skenování dokumentů, identifikace řidiče dokladem, tisk jednorázových vstupních karet…
Samotná registrace může proběhnout těmito níže uvedenými způsoby.
Jakmile je přeprava registrovaná, okamžitě se objeví v systému QTIR v odbavovacím modulu, v logistickém modulu, na přehledových obrazovkách a od té doby je u ní neustále online aktualizován stav.
Všichni pracovníci od logistiků po manipulanty tak mají vždy aktuální přehled o všech vozidlech připravených k odbavení s veškerými potřebnými informacemi.
Systém QTIR umožňuje vyvolávat přepravy jak logistikům z dispečerského centra, tak i jednotlivým manipulantům na konkrétních odbavovacích pozicích, rampách… Přizpůsobí se tak přesně požadavkům konkrétního provozu.
Při vyvolání vozidla na vybranou odbavovací pozici dochází k odeslání této informace a dalších pokynů řidičovi prostřednictvím SMS na telefonní číslo zadané při registraci, případně do řidičovi mobilní aplikace. Dále je tato informace zobrazena na vyvolávacích a navigačních velkoplošných displejích umístěných například u vyčkávacího parkoviště, vjezdu do areálu… Kromě samotného kontaktování řidiče dochází rovněž k udělení povolení vjezdu dané přepravy do areálu a možnosti s ní dále pracovat v rámci samotného odbavení (nakládky/vykládky).
Během odbavení sledujeme přesný čas zahájení a ukončení manipulace, umožňujeme manipulantovi zadat doplňující informace k přepravě, pořídit fotodokumentaci nákladu a jeho zajištění…
Odbavení je opět umožněno přes různá zařízení, od běžného pracovního počítače, přes dotykový kiosek s možností se například přihlašovat zaměstnaneckou kartou až po velmi oblíbené mobilní zařízení v podobě telefonu či tabletu.
Tyto mobilní zařízení mohou být zabudovány i na vysokozdvižných vozících, manipulant tak veškerou agendu udělá v rámci VZV a neztrácí čas přesuny v rámci haly k PC a podobně. Mobilní zařízení rovněž umožňují velmi jednoduše pořídit fotodokumentaci, případně vyplnit různé checklisty kontrol a podobně.
Z hlediska yard management systému je samozřejmě také velmi důležité řešit vjezd a výjezd z areálu. Vjezdové a výjezdové vrátnice jsou do odbavovacího procesu začleňovány na základě konkrétních dispozic areálu, zda například disponuje venkovním odstavným parkovištěm a vozidla jsou do areálu vpuštěna až na základě vyvolání k odbavení, nebo naopak je třeba všechna vozidla vpustit do areálu na vyčkávací parkoviště co nejrychleji po příjezdu, aby třeba nedocházelo k blokování dopravy na veřejných komunikacích a podobně.
Vrátnice jsou dle požadavků osazovány rozličným HW vybavením, typické jsou samozřejmě závory, semafory, kamery s rozpoznáváním registračních značek, přehledové kamery ale mohou to být i RFID čtečky, čtečky QR / BAR kodů, navigační displeje, váhy…
Velmi často také u obslužných vrátnic řešíme různé bezpečnostní checklisty, kdy ostraha areálu dle jednotlivých bodů kontroluje řidiče a vozidlo a průběh kontroly zaznamenává do mobilního zařízení.
Pro každý typ přepravy po té mohou být vyžadována různá pravidla pro vjezd a výjezd. Materiálové zásobování například může vjíždět na RFID kartu a bude se po každé vážit, expediční vozidla budou vjíždět jen na registrační značku a bude jim proveden bezpečnostní checklist.
Kromě samotných registrovaných přeprav umožňuje systém QTIR řešit i další kategorie vozidel, jako zaměstnanecká a referentská vozidla, návštěvnická vozidla, servisní a komunální vozidla… Pro každou z kategorií lze nastavit pravidla pro vjezd a výjezd, například pravidelné nebo náhodné kontroly…
Yard management system poskytuje vždy aktuální přehled o všech odbavovaných přepravách, v jakém jsou stavu, kde se nachází, jak dlouho už probíhají jednotlivé úkony a plno dalších důležitých informací, které jsou nezbytné pro dohled a řízení nakládek a vykládek. Tyto informace mají dostupné všichni pracovníci, kteří se systémem pracují, kromě toho jsou pak také oblíbené tzv. přehledové obrazovky umístěné například v dispečerských centrech, skladech či přímo v kancelářích manipulantů.
V rámci vyhodnocování a optimalizace provozu je nezbytný přístup k přesným datům za uplynulá období. Toto poskytuje náš reportingový modul, který velmi rychle a přehledně poskytuje nejdůležitější data o průběhu odbavování a zároveň u každé hodnoty poskytuje její trend v porovnáním s předchozím obdobím. Tyto reporty jsou dostupné pro uživatele přímo v aplikaci QTir, ale je možné nastavit i pravidelné zasílání reportu na e-mail například vedoucím pracovníkům, kteří běžně nemusí se systémem pracovat, ale tyto data potřebují.
